一、货物情况
2023 年 1 月 11 日，深圳英诚物流公司收到欧洲某国货运代理伙伴发来的询价邮件，对方询问公司是否能够承接大使馆货物的运输业务。此次运输需求涵盖上门提货、报关以及空运至该国首都的一站式服务，且所有费用由收货人承担。货物的具体信息如下：
· 货物名称：外交物品（Diplomatic Cargo）
· 重量：262 公斤
· 件数：4 件
· 尺寸：
o 1 件：224 x 18 x 18 cm
o 1 件：180 x 138 x 86 cm
o 1 件：190 x 123 x 28 cm
o 1 件：166 x 120 x 146 cm
· 提货地址：该国驻华大使馆，位于深圳市福田区福华一路附近
二、深圳英诚物流对监管方式的理解和物流方案的制定
1. 指导使馆工作人员办理《申报单》
这类货物性质特殊，既不同于个人物品，也有别于常规的进出口货物，属于使领馆物品。海关对此有着专门规定，外国驻中国使馆、领馆，联合国及其专门机构，以及其他与中国政府签有协议的国际组织驻中国代表机构进出境物品，需填报《外国使领馆公私用物品进出境申报单》。
深圳英诚物流公司主动联系该国大使馆的中方工作人员，详细询问物品的具体名称，仔细判断是否存在危险物品。随后，专业指导工作人员前往深圳海关办理《外国使领馆公私用物品进出境申报单》，该申报单是在出口口岸海关报关的必备单证。
2. 咨询多家航空公司，预抢舱位
当时正值中国春节前夕，空运出口迎来小高峰期。尽管深圳飞往欧洲主要城市的航班数量相对较多，但舱位依旧十分紧张。直飞航班的舱位已经排到 2 月中旬，转飞的舱位同样供不应求。深圳英诚物流公司的出口客服积极与多家航空公司反复沟通协商，即便在航班日期尚未确定的情况下，也成功争取到了优惠价格。
三、确认报价，执行方案的操作
1. 海外代理确认报价和方案
公司客服将与大使馆沟通了解到的货物情况，以及深圳与欧洲之间的航班现状，如实汇报给海外代理。2023 年 1 月 13 日，海外代理审阅了报价和方案后，迅速回复，确认成功拿下这票货物，并正式委托深圳英诚物流公司操办此次运输业务。
2. 安排货车进城提货，加固包装
该国大使馆地处深圳市核心区域，平常对货车通行实施限制，即便深圳英诚物流公司持有进城的《货车通行证》，也只能在规定时间段内出入。
依据货物尺寸，公司精心安排了自带尾板的货车，并提前与大使馆预约好提货装货时间。同时，带上专业装卸工，在交通限制允许的时间内，迅速完成提货并出城，将货物拉回公司仓库。
在仓库检查货物外包装时发现，货物包装较为简单，且呈扁平状，在运输过程中极易遭受积压。为避免货物破损，深圳英诚物流公司向海外代理强烈建议加固外包装，这一建议得到客户赞同。随后，公司安排专业包装师傅在仓库就地对货物外包装进行加固处理，订制免熏蒸托盘，并进行缠膜打绕子操作。完成加固后，公司及时将更新后的货物尺寸和重量反馈给境外代理，并发送照片供客户确认。
3. 交货制单顺利，报关环节遇问题
这 4 件货物，大使馆办理了 2 个《申报单》，因此需要按照 2 票进行报关。然而，在空运订舱时，却是按照一票货预订的。经与现场海关再次确认，外交货物可按照 “一主多分” 的方式操作入库报关。于是，公司制作 2 个分运单向海关申报，再合并成 1 个主运单，交由航空公司承运。
货物操作入库后，进入报关环节。由于外交货物的报关操作需在非贸窗口进行有纸递单，现场报关员递交文件报关时，窗口海关官员指出，有一分单货物的实际重量与《申报单》上申报的重量相差较大，海关系统无法直接放行，需要更改货物原始报关数据方可报关。此时，已临近春节长假前第二天，按照航空公司要求，此票货物必须在节前报关放行。时间紧迫，深圳英诚物流公司迅速联系深圳大使馆负责人，紧急派人前往深圳海关重新申报重量，在海关系统中更改货物重量数据。
次日中午，大使馆负责人告知数据已更改完毕。深圳英诚物流公司现场报关员第一时间再次递单给海关窗口，海关系统比对无误后，货物顺利放行，公司上下得以安心迎接春节假期。
四、春节期间到货，客户满意再给货
尽管正值春节放假期间，深圳英诚物流公司的客服依旧坚守岗位，不辞辛劳地紧盯航班动态，从货物起飞到降落全程跟进，并及时反馈给客户。
货物在春节期间按时抵达目的地，全程操作令客户十分满意，对公司的专业性赞不绝口。令人惊喜的是，客户表示该国在上海领事馆也有同样的货物运输需求，将继续委托深圳英诚物流公司负责操作。这无疑是对公司服务的最高褒奖。
五、友情提示，经验分享
使馆货物进出口报关需在非贸窗口现场进行有纸递单，上舱单要求收发货人信息和提单上保持一致，且舱单状态需显示为：运抵发送成功。
出口报关所需文件包括：
1. 正本中华人民共和国海关外交公 / 自用物品进出境申报单
2. 正本运单
3. 正本报关委托书
4. 正本大使馆给报关公司的授权书
货物的实际重量与大使馆向海关提交的《申报单》上重量误差不能超过 3%。若超过该误差范围，需向受理海关申请更改，之后再向口岸海关申报。通过此次使领馆货物的成功运输操作，深圳英诚物流公司积累了宝贵经验，也为未来承接更多此类业务奠定了坚实基础，彰显了公司在复杂物流业务处理上的专业能力和高效执行力。
